Mỗi tài sản một tem QR — kiểm kê bằng một lần quét

Sổ Excel mỗi phòng một bản, không bản nào đúng

Tài sản chuyển phòng, đổi người dùng nhưng file không ai cập nhật — đến kỳ kiểm kê mới phát hiện lệch cả trăm dòng. Một hồ sơ duy nhất cho mỗi tài sản. Mọi thay đổi — vị trí, người dùng, tình trạng — được cập nhật ngay khi quét tem để người có quyền cùng làm việc trên một dữ liệu.

Kiểm kê cuối năm kéo dài hàng tuần

Đội kiểm kê cầm bảng in đi từng phòng, đối chiếu mã tài sản bằng mắt, ghi tay rồi nhập lại vào máy — sai sót ở mọi khâu. Quét tem là xong một tài sản. Nhân viên dùng điện thoại quét lần lượt, hệ thống tự đối chiếu và đánh dấu để mọi người theo dõi được tiến độ kiểm kê.

Không ai nhớ lịch sử của một chiếc máy

Máy này sửa mấy lần, bàn giao qua những ai, còn bảo hành không — thông tin nằm rải rác trong email và trí nhớ. Toàn bộ vòng đời trong một lần quét. Lịch sử bàn giao, sửa chữa và bảo hành gắn với hồ sơ mở từ tem QR, không còn phụ thuộc vào trí nhớ của một người.

Mỗi tài sản có một hồ sơ và mã nhận diện riêng

Hồ sơ có thể gồm mã tài sản, tên, hình ảnh, mô tả, danh mục, vị trí, người sử dụng, trạng thái, giá trị, ngày mua, bảo hành và thông tin khấu hao.

Quyền xem quyết định điều xảy ra sau khi quét

Hồ sơ có thể chỉ dành cho quản trị viên, người đang sử dụng, thành viên workspace hoặc được chia sẻ công khai. Việc dán tem QR không đồng nghĩa toàn bộ dữ liệu nội bộ tự động được công khai.

Danh mục và vị trí giúp danh sách có cấu trúc

Sắp xếp tài sản theo danh mục và cây vị trí như văn phòng/tầng hoặc nhà máy/khu sản xuất, sau đó lọc theo đúng cấu trúc đang dùng trong công việc.

Phiếu kiểm kê chốt phạm vi cần đối soát

Khi tạo đợt kiểm kê, bạn chọn một vị trí hoặc toàn bộ workspace. Ninecheck ghi lại danh sách tài sản dự kiến để việc di chuyển về sau không âm thầm làm thay đổi phạm vi ban đầu.

Mã quét xác định tài sản, nhân viên xác nhận thực tế

Quét mã giúp tìm đúng tài sản. Người kiểm kê vẫn cần ghi nhận tài sản đang sẵn sàng, hư hỏng hay thất lạc và có thể thêm ghi chú trước khi hoàn tất, khoá phiếu.

Ví dụ khi kiểm kê một máy tính xách tay

LAP-HN-023 · Dell Latitude 7440 · Phòng Kế toán · Văn phòng Hà Nội / Tầng 5 — Tem tài sản Ninecheck riêng: LAP-HN-023 — Sau khi quét, Ninecheck mở đúng hồ sơ máy tính. Người có quyền xác nhận tình trạng thực tế và ghi kết quả vào phiếu kiểm kê đang thực hiện.

Thống nhất quy tắc đặt mã tài sản

Dùng cấu trúc ổn định như LAP-HN-023 hoặc TOOL-XUONG-A-018. Không dùng lại mã của tài sản đã thanh lý cho một thiết bị khác.

Làm sạch tệp Excel trước khi nhập

Xoá dòng trùng, thống nhất cách viết tên và kiểm tra mã tài sản, vị trí, người sử dụng. Nhập một tệp lộn xộn chỉ chuyển nguyên sự nhầm lẫn sang hệ thống mới.

Xây dựng danh mục và vị trí trước

Chọn cấu trúc mà nhân viên hiểu trong công việc hằng ngày. Tránh tạo nhiều danh mục hoặc vị trí gần giống nhau khiến việc lọc và kiểm kê khó hơn.

Phân vai trò và quyền xem

Xác định ai được quản lý tài sản, thực hiện kiểm kê và xem từng hồ sơ. Chỉ dùng chế độ công khai cho những thông tin an toàn với bất kỳ ai có tem.

Chọn loại tem phù hợp môi trường

Thiết bị văn phòng, dụng cụ ngoài trời và máy trong nhà xưởng cần loại keo, lớp bảo vệ và kích thước tem khác nhau. Tránh dán trên bề mặt cong, nóng, ma sát nhiều hoặc nắp dễ tháo.

Dùng một quy tắc kiểm kê chung

Quy định cách đánh dấu tài sản sẵn sàng, hư hỏng, thất lạc; nội dung cần ghi chú và người chịu trách nhiệm xử lý chênh lệch vị trí hoặc người sử dụng.

Thử với một khu vực trước khi triển khai toàn bộ

Nhập một nhóm nhỏ, in và quét tem thật, hoàn thành một phiếu kiểm kê rồi xem tệp xuất. Sửa quy trình trước khi dán tem cho toàn tổ chức.

Hồ sơ tài sản đầy đủ

Tên, mã, hình ảnh, phòng ban, người sử dụng, giá trị và hạn bảo hành — mọi thông tin của một tài sản được lưu trong cùng một hồ sơ.

Tem QR in hàng loạt

Tạo tem QR riêng cho nhiều tài sản trong một lần, xuất theo khổ tem decal để in và dán lên thiết bị.

Kiểm kê bằng điện thoại

Mở đợt kiểm kê, quét tem từng tài sản và ghi nhận thiết bị còn đủ, bị thiếu, hư hỏng hay đang ở sai vị trí.

Bàn giao & thu hồi

Ghi nhận tài sản được giao cho ai và khi nào được thu hồi, giúp kiểm tra trách nhiệm sử dụng khi nhân sự thay đổi.

Báo hỏng & bảo trì

Người dùng quét tem để mở đúng hồ sơ và báo tình trạng ngay tại thiết bị; thông tin sửa chữa được lưu cùng tài sản.

Nhắc hạn tự động

Theo dõi thời hạn bảo hành, lịch bảo dưỡng hoặc mốc khấu hao để bộ phận phụ trách chủ động xử lý đúng lúc.

Phân quyền theo vai trò

Kế toán, IT, hành chính và nhân viên được xem hoặc thao tác đúng phần công việc đã được cấp quyền.

Báo cáo & xuất Excel

Tổng hợp kết quả kiểm kê theo phòng ban, tình trạng và giá trị; xuất Excel để đối soát hoặc gửi bộ phận kế toán.

Nhập danh sách tài sản

Nhập từ file Excel sẵn có hoặc thêm từng tài sản với tên, mã, loại, phòng ban, người sử dụng và hạn bảo hành.

In tem QR và dán

Ninecheck tạo tem QR riêng cho từng tài sản để bạn in hàng loạt theo khổ decal và dán lên máy móc, bàn ghế, thiết bị.

Quét để tra cứu, cập nhật

Người được phân quyền quét tem để xem hồ sơ, xác nhận vị trí, người sử dụng và ghi nhận thay đổi ngay tại tài sản.

Kiểm kê theo đợt

Mở đợt kiểm kê theo khu vực, quét đến đâu hệ thống đối chiếu đến đó, rồi rà soát chênh lệch và xuất kết quả.

Văn phòng doanh nghiệp

Quản lý laptop, màn hình, bàn ghế và thiết bị họp; biết tài sản đang ở đâu, ai đang giữ và tình trạng hiện tại.

Phòng IT

Theo dõi thiết bị từ lúc nhập kho, cấp phát, thu hồi, sửa chữa, bảo hành đến khi thanh lý trong cùng một lịch sử.

Nhà máy & kho xưởng

Sắp xếp máy móc và công cụ theo từng khu vực, kiểm tra tình trạng tại chỗ và theo dõi thời điểm cần bảo dưỡng.

Trường học

Theo dõi thiết bị phòng thí nghiệm, máy chiếu, bàn ghế theo từng phòng và bàn giao tài sản cho đúng đơn vị sử dụng.

Bệnh viện & phòng khám

Lưu hồ sơ thiết bị, vị trí sử dụng, thời hạn bảo hành và lịch kiểm định để người phụ trách dễ tra cứu.

Chuỗi cửa hàng, F&B

Quản lý tài sản ở nhiều chi nhánh trên cùng một hệ thống và thực hiện kiểm kê riêng tại từng địa điểm.

Ninecheck khác việc tạo một mã QR thông thường như thế nào?

Có thể nhập danh sách tài sản Excel hiện tại không?

Nhân viên có cần máy quét QR chuyên dụng không?

Bất kỳ ai quét tem cũng xem được hồ sơ tài sản phải không?

Nhiều người có thể cùng thực hiện một đợt kiểm kê không?

Tem QR có cho biết vị trí trực tiếp của tài sản không?

Nếu tem QR bị hỏng thì phải làm gì?

Ninecheck có theo dõi bảo hành và khấu hao không?