HR၊ စီမံခန့်ခွဲရေးနဲ့ စာရင်းကိုင်ဌာနတွေအတွက် ဘဏ္ဍာရေးနှစ်ကုန်ပိုင်းဆိုတာ ပြင်းထန်ပြီး အရေးကြီးတဲ့ "တိတ်ဆိတ်သောစစ်ပွဲ" တစ်ခုလိုပါပဲ။ အစီရင်ခံစာတွေ အချောသတ်ရတာ၊ အခွန်ကိစ္စတွေ ရှင်းလင်းရတာနဲ့ နှစ်ကုန်ပါတီတွေ စီစဉ်ရတဲ့ ဖိအားတွေအပြင်၊ သူတို့ရင်ဆိုင်ရမယ့် အကြီးမားဆုံး အလုပ်တစ်ခုရှိပါသေးတယ်။ အဲဒါကတော့ ပိုင်ဆိုင်မှုပစ္စည်းစာရင်းစစ်ဆေးခြင်း (Asset Inventory) ပဲ ဖြစ်ပါတယ်။
ကုမ္ပဏီအရွယ်အစား ဘယ်လောက်ပဲရှိရှိ၊ ရိုးရာနည်းလမ်းအတိုင်း ပစ္စည်းစာရင်းစစ်ဆေးတာဟာ တကယ့်ကို ခေါင်းခဲစရာ ကိစ္စတစ်ခုအဖြစ် နာမည်ကြီးပါတယ်။ အထပ်လိုက်ရှိနေတဲ့ A4 စာရွက်တွေ၊ ဘယ်ဌာနက ဘယ်ကုလားထိုင်ကို ပိုင်ဆိုင်သလဲဆိုတာနဲ့ ပတ်သက်ပြီး အငြင်းပွားမှုတွေ၊ ဒါမှမဟုတ် စက်ပစ္စည်းတွေရဲ့ Serial Number ကို ရှာဖို့ ဖုန်ထူနေတဲ့ စားပွဲအောက်တွေထဲအထိ ဝန်ထမ်းတွေ ငုံ့ကြည့်နေရတာတွေကို မြင်ယောင်ကြည့်လိုက်ပါ... ဒါတွေအားလုံးဟာ ရှုပ်ထွေးမှုနဲ့ ထိရောက်မှုမရှိခြင်းကို ဖော်ပြနေပါတယ်။
အခုလို ဒစ်ဂျစ်တယ်ခေတ်ကြီးမှာ ဘာကြောင့် ကျွန်တော်တို့ဟာ အန္တရာယ်များပြီး လက်နဲ့လုပ်ရတဲ့ နည်းလမ်းဟောင်းတွေကိုပဲ သုံးနေကြဦးမှာလဲ? ဒီ "စာရင်းစစ် အိပ်မက်ဆိုး" ကို ချောမွေ့၊ တိကျပြီး ပွင့်လင်းမြင်သာတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်တစ်ခုအဖြစ် ပြောင်းလဲပစ်နိုင်မယ့် အဖြေရှိပါသလား? လက်ရှိ အခြေအနေနဲ့ Web-based QR Code Asset Management (ဝဘ်အခြေပြု QR Code ပိုင်ဆိုင်မှုစီမံခန့်ခွဲမှု) ဖြေရှင်းချက်ကို အသေးစိတ် လေ့လာကြည့်ရင်း အဖြေရှာကြည့်ရအောင်။
၁။ ရိုးရာနည်းလမ်းဖြင့် ပစ္စည်းစာရင်းစစ်ဆေးခြင်း၏ "ရယ်ရခက် ငိုရခက်" လက်တွေ့ဘဝ
အကယ်၍ သင်ဟာ ပစ္စည်းစာရင်းစစ်ဆေးခြင်း လုပ်ငန်းစဉ်မှာ ကိုယ်တိုင်ကိုယ်ကျ မပါဝင်ဖူးဘူးဆိုရင် ယင်းရဲ့ ရှုပ်ထွေးမှုကို မြင်ယောင်ဖို့ ခက်ပါလိမ့်မယ်။ လက်နဲ့လုပ်တဲ့ နည်းလမ်းကို အားကိုးနေရတဲ့ ကုမ္ပဏီတွေအတွက်တော့ ဒီလုပ်ငန်းစဉ်ဟာ Excel ထဲက ပစ္စည်းစာရင်းကို ထုတ်ယူပြီး စာရွက်နဲ့ Print ထုတ်တာကနေ စတင်ပါတယ်။ အဲဒီနောက် စာရင်းစစ်ကော်မတီဟာ အခန်းတစ်ခန်းချင်းစီလိုက်ပြီး ပစ္စည်းတွေကို လိုက်လံ "ရေတွက်" ရပါတယ်။
ပထမဆုံး အခက်အခဲကတော့ ခွဲခြားသတ်မှတ်ခြင်းပါပဲ။ စာရင်းထဲမှာ "၁.၂ မီတာ စက်မှုသုံးသစ်သားစားပွဲ - အရေအတွက်: ၅၀" လို့ ရေးထားနိုင်ပါတယ်။ သင် ရုံးခန်းထဲကို ဝင်သွားတဲ့အခါ ပုံစံတူ စားပွဲ ၅၀ ကို တွေ့ရပါလိမ့်မယ်။ ဘယ်တစ်ခုက တန်ဖိုးကုန်ဆုံးသွားပြီလဲ? ဘယ်တစ်ခုက ပြီးခဲ့တဲ့လကမှ ဝယ်ထားတာလဲ? ဘယ်တစ်ခုက ဝန်ထမ်း (က) ကို ပေးထားတာလဲ? ဒီလို မရေမရာဖြစ်မှုတွေက ပစ္စည်းစာရင်းစစ်ဆေးခြင်းကို မှန်းဆချက်တွေဖြစ်စေပြီး ရရှိလာတဲ့ အချက်အလက်တွေဟာ တကယ့်တိကျမှုထက် "ပြီးပြီးရော" စစ်ဆေးလိုက်တဲ့ အနေအထားမျိုး ဖြစ်သွားတတ်ပါတယ်။
နောက်တစ်ခုကတော့ အညွှန်းကပ်တဲ့ ပြဿနာပါ။ Barcode တွေ ဒါမှမဟုတ် လက်နဲ့ရေးထားတဲ့ စာရွက်အညွှန်းတွေဟာ တစ်နှစ်လောက်ကြာရင် ကွာကျတာ၊ အရောင်မှိန်တာ ဒါမှမဟုတ် ဖုန်တွေတက်နေတာမျိုး ဖြစ်တတ်ပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတွေဟာ ဂဏန်းအရှည်ကြီးတွေကို ဖတ်ဖို့နဲ့ မှတ်တမ်းတင်ဖို့ အချိန်အတော်ပေးရပါတယ်။ ဂဏန်းတစ်ခု မှားရိုက်မိတာနဲ့ တစ်ခုလုံးကို ပြန်လည်တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်ဟာ အဓိပ္ပာယ်မရှိ ဖြစ်သွားပါတယ်။ အချိန်ဖိအားနဲ့အတူ အထပ်တွေ၊ ဂိုဒေါင်တွေကြား ကူးသန်းသွားလာရတဲ့ လူပင်ပန်းမှုတွေဟာ အချက်အလက် မှားယွင်းမှု (Human Error) ကို ဖြစ်စေတဲ့ အဓိက အကြောင်းရင်းပဲ ဖြစ်ပါတယ်။
၂။ "နှေးကွေးပြီး မတိကျတဲ့" ပစ္စည်းစာရင်းစစ်ဆေးခြင်းရဲ့ နောက်ဆက်တွဲ အကျိုးဆက်များ
ကြာရှည်လှတဲ့ ပစ္စည်းစာရင်းစစ်ဆေးမှု ကာလဟာ လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှုကို အနှောင့်အယှက်ပေးရုံတင်မကဘဲ ကြီးမားတဲ့ သွယ်ဝိုက်စရိတ်တွေကိုလည်း ဖြစ်ပေါ်စေပါတယ်။
- ပထမအချက်၊ လုပ်အားခ လေလွင့်ခြင်း: ဝန်ထမ်းတွေဟာ သူတို့ရဲ့ အဓိက တာဝန်တွေကို အာရုံစိုက်မယ့်အစား ပစ္စည်းစာရင်း လိုက်ရေတွက်ဖို့အတွက် ၃ ရက်ကနေ ၅ ရက်အထိ၊ တစ်ခါတလေ တစ်ပတ်လုံး အချိန်ကုန်ရပါတယ်။ ဒီအလုပ်ချိန်တွေကို လစာနဲ့ တွက်ချက်ကြည့်မယ်ဆိုရင် ကုမ္ပဏီအနေနဲ့ အလိုအလျောက် လုပ်ဆောင်နိုင်တဲ့ အလုပ်တစ်ခုအတွက် အဖိုးတန်တဲ့ လုပ်အားခတွေကို အလဟဿ ပေးနေရတာ ဖြစ်ပါတယ်။
- ဒုတိယအချက်၊ အချက်အလက် နောက်ကျခြင်း: လက်နဲ့လုပ်တဲ့ နည်းလမ်းတွေမှာ စာရွက်ပေါ်မှာ စာရင်းဖြည့်ပြီးနောက် ဝန်ထမ်းတွေဟာ ရုံးခန်းကို ပြန်လာပြီး ကွန်ပျူတာထဲကို အချက်အလက်တွေ ပြန်ရိုက်ထည့်ရပါတယ်။ ဒါဟာ အချက်အလက် စုစည်းဖို့နဲ့ အမှားပြင်ဖို့အတွက် နောက်ထပ် ရက်အနည်းငယ် ထပ်ကြာစေပါတယ်။ အစီရင်ခံစာဟာ ဒါရိုက်တာရဲ့ စားပွဲပေါ်ရောက်တဲ့ အချိန်မှာတော့ အချက်အလက်တွေဟာ လက်တွေ့နဲ့ မကိုက်ညီတော့တာမျိုး ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။ ဘာကြောင့်လဲဆိုတော့ အဲဒီကြားထဲမှာ ပစ္စည်းတွေ ရွှေ့ပြောင်းတာ ဒါမှမဟုတ် ပျက်စီးတာတွေ ရှိနိုင်လို့ ဖြစ်ပါတယ်။
ဒီပြဿနာကို အမြစ်ပြတ်ဖြေရှင်းဖို့အတွက် လုပ်ငန်းတွေအနေနဲ့ "Static Management" (ပုံသေစီမံခန့်ခွဲမှု) ကနေ "Dynamic Management" (တက်ကြွသော စီမံခန့်ခွဲမှု) ကို ပြောင်းလဲဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။ ပထမဆုံးနဲ့ အရေးကြီးဆုံး အဆင့်ကတော့ ခွဲခြားသတ်မှတ်ခြင်း စနစ်ကို အစကတည်းက စံသတ်မှတ်ထားဖို့ ဖြစ်ပါတယ်။ နည်းပညာပိုင်းဆိုင်ရာ ဖြေရှင်းချက်တွေကို မလေ့လာခင်မှာ အသေးစိတ် သိရှိနိုင်ဖို့ ကျွန်ုပ်တို့ရဲ့ QR Code ဖြင့် ပိုင်ဆိုင်မှုစီမံခန့်ခွဲခြင်း လမ်းညွှန် မှာ အညွှန်းကပ်ခြင်းနဲ့ စနစ်ပြင်ဆင်ခြင်းအကြောင်းကို ပိုမိုလေ့လာနိုင်ပါတယ်။
၃။ Nine Asset နှင့် QR Code တို့ဖြင့် စတင်လာသည့် "ထိတွေ့ကိုင်တွယ်စရာမလိုသော" တော်လှန်ရေး
QR Code နည်းပညာ ပေါ်ထွန်းလာမှုဟာ ပိုင်ဆိုင်မှုစီမံခန့်ခွဲမှု နယ်ပယ်ကို လုံးဝ ပြောင်းလဲပစ်ခဲ့ပါတယ်။ ခဲတံ၊ စာရွက်တွေ မလိုတော့သလို၊ Serial Number တွေကို မျက်စိစွေပြီး ကြည့်နေစရာလည်း မလိုတော့ပါဘူး။ Nine Asset ဖြေရှင်းချက်ဟာ Web-based Application ကို အသုံးပြုပြီး ပစ္စည်းစာရင်းစစ်ဆေးခြင်း အတွေ့အကြုံသစ်ကို ပေးစွမ်းပါတယ်။
Nine Asset ရဲ့ အကြီးမားဆုံး အားသာချက်ကတော့ "အတားအဆီးမဲ့" အဆင်ပြေမှုပါပဲ။ လုပ်ငန်းတွေအနေနဲ့ ဈေးကြီးတဲ့ အထူးပြု Scanner တွေ ဝယ်စရာမလိုသလို၊ ဝန်ထမ်းတွေအနေနဲ့လည်း ရှုပ်ထွေးတဲ့ App တွေကို Download ဆွဲပြီး ဖုန်းထဲမှာ နေရာပေးနေစရာ မလိုပါဘူး။ အရာအားလုံးဟာ စမတ်ဖုန်းရဲ့ Web Browser (ဥပမာ Chrome သို့မဟုတ် Safari) ထဲမှာတင် ချောမွေ့စွာ အလုပ်လုပ်ပါတယ်။
အလုပ်လုပ်ပုံက ရိုးရှင်းပါတယ်- ပစ္စည်းတစ်ခုချင်းစီကို QR Code ပုံစံနဲ့ "Digital ID" တစ်ခု သတ်မှတ်ပေးထားပါတယ်။ ဒီ Code ထဲမှာ Cloud ပေါ်မှာ သိမ်းဆည်းထားတဲ့ ပစ္စည်းရဲ့ အချက်အလက်တွေဆီ တိုက်ရိုက်သွားနိုင်တဲ့ Link ပါဝင်ပါတယ်။
စာရင်းစစ်ဆေးနေစဉ်အတွင်း ဝန်ထမ်းတွေဟာ သူတို့ရဲ့ စမတ်ဖုန်းကို သုံးပြီး Nine Asset ဝဘ်ဆိုဒ်ကို ဝင်ရောက်ကာ Browser ထဲမှာတင် "Scan" mode ကို ရွေးချယ်ပြီး ပစ္စည်းပေါ်က QR Code ကို ကင်မရာနဲ့ ချိန်လိုက်ရုံပါပဲ။ အတည်ပြုပြီးတာနဲ့ စနစ်ဟာ နောက်ကွယ်ကနေ အလုပ်တွေကို အလိုအလျောက် လုပ်ဆောင်ပေးသွားမှာ ဖြစ်ပါတယ်- ပစ္စည်းရှိမရှိ စစ်ဆေးခြင်း၊ တည်နေရာကို Update လုပ်ခြင်း၊ စစ်ဆေးတဲ့ အချိန်နဲ့ စစ်ဆေးသူကို မှတ်တမ်းတင်ခြင်း စတာတွေကို လုပ်ဆောင်ပေးပါတယ်။ လုပ်ဆောင်ချက်နှုန်းဟာ အလွန်မြန်ဆန်ပြီး ပစ္စည်းတစ်ခုကို ၂ စက္ကန့်တောင် မကြာပါဘူး။ ဒါဟာ လက်နဲ့လုပ်တဲ့ နည်းလမ်းထက် စုစုပေါင်း စာရင်းစစ်ချိန်ကို ၁၀ ဆအထိ လျှော့ချပေးနိုင်ပါတယ်။
၄။ "Real-Time Audit" (ချက်ချင်းလက်ငင်း စစ်ဆေးနိုင်မှု) စနစ်၏ သာလွန်ကောင်းမွန်ချက်များ
Nine Asset နဲ့ Excel ဒါမှမဟုတ် လက်နဲ့လုပ်တဲ့ နည်းလမ်းတွေကြားက အကြီးမားဆုံး ကွာခြားချက်ကတော့ Cloud Platform ပေါ်မှာ အချက်အလက်တွေကို ချက်ချင်းလက်ငင်း ချိတ်ဆက်ပေးနိုင်မှု (Real-time Sync) ပဲ ဖြစ်ပါတယ်။
သင်ဟာ ရုံးချုပ်မှာ ထိုင်နေတဲ့ မန်နေဂျာတစ်ယောက်အနေနဲ့ ကွန်ပျူတာ Screen ပေါ်ကနေ လုပ်ငန်းတိုးတက်မှုကို စောင့်ကြည့်နေတယ်လို့ မြင်ယောင်ကြည့်ပါ။ တစ်ချိန်တည်းမှာပဲ စက်ရုံ ဒါမှမဟုတ် နယ်ခွဲတွေမှာရှိတဲ့ ဝန်ထမ်းတွေဟာ သူတို့ရဲ့ စမတ်ဖုန်းတွေနဲ့ Nine Asset ဝဘ်ဆိုဒ်ကို ဝင်ပြီး Code တွေကို Scan ဖတ်နေကြပါတယ်။ Scan ဖတ်လိုက်တိုင်းမှာ သင့်ရဲ့ Dashboard ပေါ်မှာ စစ်ဆေးပြီးတဲ့ အရေအတွက်၊ ကျန်ရှိနေတဲ့ ပစ္စည်းတွေနဲ့ ပစ္စည်းတွေရဲ့ အခြေအနေတွေဟာ ချက်ချင်း Update ဖြစ်နေမှာပါ။
ထူးခြားချက်ကတော့ စနစ်ဟာ အချက်အလက်တွေကို အလိုအလျောက် တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးပေးခြင်း ကို လုပ်ဆောင်နိုင်ပါတယ်။ ဥပမာ- ဝန်ထမ်းတစ်ယောက်ဟာ "ဂိုဒေါင်" မှာ စာရင်းစစ်နေပေမယ့် "အစည်းအဝေးခန်း" စာရင်းဝင် Laptop တစ်လုံးကို Scan ဖတ်မိတယ်ဆိုပါစို့။ ဆော့ဖ်ဝဲလ်ဟာ ဒါကို အလိုအလျောက် သိရှိသွားပြီး သတ်မှတ်ထားတဲ့ စာရင်းနဲ့ ကွဲလွဲနေတဲ့ "ပိုလျှံနေသော ပစ္စည်း" (သို့မဟုတ် တည်နေရာလွဲမှားမှု) အဖြစ် အလံပြ (Flag) ပေးပါလိမ့်မယ်။ ဒါဟာ မန်နေဂျာတွေအနေနဲ့ ခွင့်ပြုချက်မရှိဘဲ ပစ္စည်းရွှေ့ပြောင်းမှုတွေကို စာရင်းစစ်ပြီးဆုံးတဲ့အထိ စောင့်စရာမလိုဘဲ ချက်ချင်း သိရှိနိုင်စေပါတယ်။
ဒါ့အပြင် လုံးဝ Web-based ဖြစ်တဲ့အတွက် Nine Asset ဟာ ဖုန်းမော်ဒယ်အမျိုးမျိုးကြားက တပ်ဆင်မှု ဒါမှမဟုတ် ကိုက်ညီမှုဆိုင်ရာ အတားအဆီးတွေကို ဖယ်ရှားပေးပါတယ်။ လုပ်ငန်းတစ်ခုအနေနဲ့ Android ဖြစ်စေ၊ iPhone ဖြစ်စေ၊ Tablet ဖြစ်စေ အသုံးပြုနေတဲ့ ဝန်ထမ်း ရာပေါင်းများစွာကို မိနစ်ပိုင်းအတွင်း ဒီစနစ်ကို အသုံးပြုခိုင်းနိုင်ပါတယ်။
ဒစ်ဂျစ်တယ် ကူးပြောင်းခြင်းဆိုတာ ခေတ်ရေစီးကြောင်းတစ်ခုတင် မဟုတ်ပါဘူး၊ လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှု အကောင်းဆုံးဖြစ်စေဖို့အတွက် မရှိမဖြစ် လိုအပ်ချက်တစ်ခု ဖြစ်ပါတယ်။ ပိုင်ဆိုင်မှုစီမံခန့်ခွဲမှု မှာ နည်းပညာကို အသုံးချခြင်းဟာ HR နဲ့ စာရင်းကိုင်ဌာနတွေကို စာရင်းစစ်ရာသီ ဖိအားတွေကနေ သက်သာစေရုံတင်မကဘဲ လုပ်ငန်းရှင်တွေအနေနဲ့ အရင်းအနှီးတွေကို ထိန်းသိမ်းနိုင်ဖို့နဲ့ လေလွင့်ဆုံးရှုံးမှုတွေကို ကာကွယ်ဖို့ ကူညီပေးပါတယ်။
အဖိုးတန်လှတဲ့ နှစ်ကုန်ရက်တွေကို ဖုန်တွေ၊ စာရွက်စာတမ်းတွေကြားမှာ ကုန်ဆုံးမယ့်အစား နည်းပညာကို အသုံးချပြီး အလုပ်တွေကို ပေါ့ပါးအောင် လုပ်ဆောင်လိုက်ပါ။ ချောမွေ့၊ တိကျပြီး ပရော်ဖက်ရှင်နယ်ကျတဲ့ ပစ္စည်းစာရင်းစစ်ဆေးမှု လုပ်ငန်းစဉ်ဟာ အောင်မြင်တဲ့ ဘဏ္ဍာရေးနှစ်သစ်အတွက် အကောင်းဆုံး အစပျိုးခြင်းပဲ ဖြစ်ပါတယ်။
သင့်လုပ်ငန်းအနေနဲ့ ရှုပ်ထွေးလှတဲ့ Excel ဖိုင်တွေကို နှုတ်ဆက်ရမယ့် အချိန်ရောက်ပါပြီ။ သင့်ရဲ့ ပိုင်ဆိုင်မှုတွေကို ဒစ်ဂျစ်တယ်စနစ်သို့ ပြောင်းလဲခြင်း ခရီးစဉ်ကို စတင်ပြီး သာလွန်ကောင်းမွန်တဲ့ အဆင်ပြေမှုတွေကို Ninecheck.one မှာ ဒီနေ့ပဲ စမ်းသပ်ကြည့်လိုက်ပါ။