Từ hỗn loạn đến chuyên nghiệp – Hành trình chuyển mình nhờ Ninetick trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện lớn luôn đi kèm với áp lực: hàng trăm, thậm chí hàng nghìn khách mời; khối lượng thông tin cần kiểm soát liên tục; cùng với đó là rủi ro về sai sót, trùng lặp, và quá tải vào giờ G. Chính vì vậy, việc tìm ra một công cụ hỗ trợ đơn giản, hiệu quả và dễ triển khai là điều mà bất kỳ đơn vị tổ chức nào cũng tìm kiếm.

Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ trải nghiệm thực tế từ một sự kiện lớn đã chuyển mình rõ rệt nhờ ứng dụng Ninetick – một nền tảng giúp quản lý danh sách khách mời và xác nhận tham dự một cách gọn nhẹ và chính xác.

Sự kiện: Hội thảo Doanh nghiệp số 2024

• Địa điểm: Trung tâm Hội nghị Riverside, TP.HCM
• Số lượng khách mời: Gần 1.000 người, bao gồm khách mời từ các doanh nghiệp, chuyên gia và báo chí
• Ban tổ chức: Công ty tổ chức sự kiện E.V.S

Trước khi sử dụng Ninetick, đội ngũ tổ chức từng rơi vào tình trạng “vỡ trận” trong một sự kiện tương tự vào năm ngoái – danh sách khách mời bị sai sót, check-in thủ công gây tắc nghẽn, mất thông tin, và nhiều phản hồi không hài lòng từ phía khách tham dự.

Vì sao Ninetick được chọn?

Ban tổ chức cần một công cụ:

• Cho phép nhập danh sách khách mời nhanh chóng
• Có thể gửi mã QR cá nhân hóa cho từng khách
• Giúp xác nhận check-in nhanh chóng tại hội trường
• Dễ sử dụng, không cần cài đặt phức tạp

Ninetick đáp ứng đúng những yêu cầu cốt lõi đó – không cầu kỳ, không tính năng rườm rà – chỉ tập trung vào những gì thực sự cần thiết để kiểm soát khách mời hiệu quả.

Ứng dụng Ninetick vào quy trình tổ chức sự kiện

Bước 1: Danh sách khách mời

Khách mời sau khi hoàn tất form đăng ký tham gia sự kiện, dữ liệu sẽ được cập nhật ngay lập tức trên ứng dụng tại phần “Quản lý danh sách khách mời”

Ngoài ra, với những dữ liệu khách mời đăng ký nằm ngoài nền tảng của Ninetick, Ban tổ chức hoàn toàn có thể tích hợp dữ liệu khách mời này trên cùng hệ thống của Ninetick, bằng cách:

Ban tổ chức sử dụng file Excel có sẵn từ hệ thống CRM để tổng hợp danh sách khách mời. Ninetick cho phép tải trực tiếp danh sách đó lên, không cần nhập tay từng dòng, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.

Việc kiểm tra và chỉnh sửa thông tin khách mời (họ tên, email, số điện thoại...) cũng được thực hiện ngay trên giao diện web đơn giản.

Bước 2: Gửi mã QR qua email

Mỗi khách mời sau khi được nhập sẽ tự động được gán một mã QR duy nhất. Ninetick hỗ trợ gửi mã QR này qua email cá nhân của từng khách, với nội dung mời được điền sẵn.

Mỗi khách mời sau khi hoàn tất đăng ký, email thông báo đăng ký thành công kèm mã QRcode sẽ được tự động gửi vào mail của khách hàng mà đơn vị tổ chức không cần phải thực hiện bất kỳ thao tác nào thêm.

Bước 3: Check-in tại sự kiện bằng mã QR

Tại hiện trường sự kiện, ban tổ chức sử dụng các thiết bị điện thoại và máy tính bảng cài ứng dụng Ninetick để quét mã QR từ email của khách mời. Tốc độ quét nhanh, thao tác đơn giản, và trạng thái check-in của khách được cập nhật tức thời trên hệ thống.

Không còn cảnh lục tìm danh sách in ra, không còn việc đọc sai tên hoặc ghi nhầm giờ đến. Mỗi lượt quét chỉ mất vài giây, hàng trăm khách được xử lý mượt mà trong thời gian ngắn.

Những lợi ích rõ rệt sau khi áp dụng Ninetick

• Tiết kiệm hơn 70% thời gian check-in so với phương pháp cũ
• Không phát sinh lỗi trùng lặp hoặc mất thông tin khách mời
• Giảm tải cho nhân sự tiếp tân, chỉ cần 3 người thay vì 8 người như sự kiện năm trước
• Khách mời hài lòng hơn vì được đón tiếp nhanh chóng, chuyên nghiệp

Những điểm cần lưu ý khi triển khai

Dù Ninetick giúp tối ưu quy trình đáng kể, nhưng ban tổ chức vẫn cần lưu ý:

• Chuẩn bị danh sách khách mời đầy đủ, chính xác trước khi tải lên
• Đảm bảo khách mời sử dụng email chính xác để nhận mã QR
• Nên có ít nhất 1 nhân sự phụ trách kỹ thuật để xử lý tình huống khẩn cấp nếu có (mất sóng, quên thiết bị...)

Phản hồi từ khách mời và ban tổ chức

Chị Hương – Trưởng bộ phận tiếp đón chia sẻ:

“So với các lần tổ chức trước, lần này mọi thứ trơn tru hơn hẳn. Việc quét QR đơn giản nhưng hiệu quả. Khách mời tỏ ra rất ấn tượng vì không cần phải trình thẻ hay xếp hàng dài.”

Anh Tùng – Giám đốc sự kiện của E.V.S nói:

“Chúng tôi không cần một phần mềm phức tạp, chỉ cần một công cụ đúng trọng tâm. Ninetick đã

Từ hỗn loạn đến chuyên nghiệp – chuyển mình nhờ công cụ phù hợp

Không cần những hệ thống cồng kềnh, đắt đỏ – chỉ với một công cụ đơn giản, dễ triển khai như Ninetick, bạn hoàn toàn có thể đưa sự kiện của mình từ hỗn loạn đến chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang loay hoay tìm cách kiểm soát khách mời hiệu quả hơn, hoặc muốn tối ưu hóa khâu check-in trong các sự kiện quy mô vừa và lớn – hãy thử Ninetick.

Đăng ký dùng thử ngay hôm nay tại https://ninetick.com để trải nghiệm sự khác biệt.